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将Office文档转换为PDF或XPS格式也是一项常用的操作。PDF和XPS是固定版式的文档格式，可以保留文档格式并支持文件共享。进行联机查看或打印文档时，文档可以完全保持预期的格式，且文档中的数据不会轻易被更改。此外，PDF文档格式对于运用专业印刷方式进行复制的文档十分有用。本文以Word 2016为例介绍将文档转换为PDF文档的操作方式。
打开Word文档，依次单击【文件】→【导出】选项，选择【创建PDF/XPS文档】选项，单击右侧窗格中出现的“创建PDF/XPS”按钮，如图所示。
打开【发布为PDF或XPS】对话框，在【保存位置】下拉列表中选择文档保存的位置，在【文件名】文本框中输入文档保存时的名称，在“保存类型”下拉列表中选择文档保存类型。这里选择将文档保存为PDF文档，如图所示。
在对话框的“优化”栏中，根据需要进行设置。如果需要在保存文档后立即打开该文档，可以勾选“发布后打开文件”复选框。如果文档需要高质量打印，则应单击选中“标准(联机发布和打印)”单选按钮。如果对文档打印质量要求不高，而且需要文件尽量小，可单击选中“最小文件大小(联机发布)”单选按钮，如图所示
单击【选项】按钮打开【选项】对话框，在对话框中可以对打印的页面范围进行设置，同时可以选择是否应打印标记以及选择输出选项。完成设置后，单击“确定【按钮关闭】选项”对话框，如图所示。
单击【发布】按钮即可将文档保存为PDF文档，打开该PDF文档，如图所示。
要将文档转换为XPS文档，在【发布为PDF或XPS】对话框将保存类型设置为【XPS文档】即可，如图所示。
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